כיצד מערכת BoxOut אוספת, מאחסנת ומגנה על המידע של המועדון והשחקנים.
פרטי שחקנים (שם, תאריך לידה, מספר זהות, פרטי קשר, בית ספר וכיתה), פרטי הורים (שם, טלפון, אימייל), שיוך לקבוצה ומספר חולצה, נוכחות, ומדדים ספורטיביים. אין שמירת מידע רפואי ואין שמירת פרטי כרטיס אשראי — נתוני תשלום מנוהלים אצל ספק סליקה חיצוני, והמערכת שומרת סטטוס תשלום בלבד.
הנתונים משמשים אך ורק לניהול התפעולי של המועדון: רישום שחקנים, שיבוץ אימונים ומשחקים, נוכחות, ציוד ותקשורת. הנתונים אינם נמכרים ואינם משמשים לפרסום.
הגישה מבוקרת לפי תפקיד. מנהל מועדון ומנהל טכני רואים את כלל המועדון. מאמן רואה ומנהל את השחקנים בקבוצות שהוקצו לו במלואם, ולגבי קבוצות אחרות רואה מידע מצומצם בלבד (שם, תאריך לידה, קבוצה ומספר חולצה). הבקרה נאכפת ברמת מסד הנתונים.
הגישה למערכת מותנית באימות משתמש. פתיחת חשבון היא באישור מנהל המועדון בלבד. הנתונים מוצפנים בהעברה ובאחסון ומאוחסנים בשרתים באיחוד האירופי.
מכיוון שהשחקנים קטינים, עיבוד המידע שלהם מחייב הסכמת הורה/אפוטרופוס. ההסכמה ניתנת במסגרת טופס הרישום של המועדון.
הורה/אפוטרופוס רשאי לבקש לעיין, לתקן או למחוק את פרטי ילדו על ידי פנייה למנהל המועדון.